In de praktijk (en de marketing) worden backup en archief nog wel eens door elkaar gehaald. Beiden zijn belangrijke begrippen in het beheer van de informatie van een organisatie, maar dienen verschillende doelen en verlopen verschillend qua proces.

Helen Streck legt op de site van de AIIM (Association for Information and Image Management) naar mijn mening helder uit, wat de verschillen tussen het maken van een backup en het archiveren van data zijn. Zij verbindt daaraan een pleidooi om het overleg tussen de afdelingen RIM (Records and Information Management) en ICT vanuit duidelijke uitgangspunten ten aanzien van de begrippen te voeren.

Backup

Een backup is een één-op-één kopie van een systeem, toepassingen en data. De informatie in een backup wordt in principe niet geïndexeerd, niet ontsloten. Je maakt de backup om in een geval van een nood (verlies of het corrupt raken van data) een recente versie van systeem, toepassingen of data terug te kunnen zetten.

Archief

Het archiveren houdt het verplaatsen van data op de productieomgeving naar een andere (fysieke) locatie in. Dat doe je op een moment dat deze data niet meer ‘in beweging’ is, niet meer actief wordt gewijzigd of gebruikt. Op die manier kan de productieomgeving optimaal ingezet worden voor de huidige bedrijfsvoering. Inactieve data wordt in het archief op de juiste manier en gedurende de juiste termijn bewaard en ontsloten.

Het gescheiden houden van de backup- en archiefprocessen brengt een aantal voordelen met zich mee: het is beter mogelijk om aan de eisen van tijdigheid, betrouwbaarheid en volledigheid te voldoen; en het brengt een grotere efficiëntie met zich mee doordat opslag beter benut kan worden en informatie sneller kan worden achterhaald.

Meer over de verschillen tussen backup en archief:

• Sudhakar Muddu – Archive and backup: What’s the difference?
• W. Curtis Preston – Backups are not archives
• Leon van Oosterom – Digitaal Archiveren en scannen. Keuzes en consequenties.

Via: AIIM